Zaman, altın çağını yaşıyor. Özellikle korona virüs salgını nedeniyle evlere kapandığımız 2-3 ayın ardından artık yeni yeni “normalleşme” sürecine adım atıyoruz. Sosyal mesafemiz, maskemiz, anti bakteriyel jelimiz ve kolonyamız elimizin altında, önlemlerimizi alarak yeni normalleşme sürecine doğru ilerliyoruz. Covid-19 salgını nedeniyle kapalı olan iş yerleri birer birer açılmaya başladı. Bir anlamda ofise dönüşler de hızlandı. Evden çalışmanın verdiği rehavete alışanlar için ilk ofis günleri zorlu geçebilir ve özellikle zaman yönetimi konusunda sıkıntı yaşayabilirsiniz. Evde zaman yönetiminin patronu sizdiniz ancak ofise geçince işler biraz daha disipline giriyor haliyle. Bu durumda ofiste geçirdiğiniz zamanı iyi değerlendirememek, zaman yönetimi konusunda sıkıntılar yaşamak olası. Peki, yok mudur bir çaresi? Vardır elbette! Zaman yönetimi aslında birer teknik silsilesi. Kendi zaman yönetiminizi kendi taktikleriniz ile yapabilirsiniz şüphesiz ancak bazen deneyimlenmiş profesyonel tekniklere de ihtiyaç duyabiliyor insan. İşte bu noktada pek çok iş insanın uyguladığı ve önem verdiği teknikler parlıyor. Bugün blog yazımızda size 3 popüler zaman yönetimi tekniğinden bahsetmek istiyoruz. Bunları kendi yöntemleriniz ile harmanlayabilir ve ortaya kendi tekniğinizi de çıkarabilirsiniz. Tercih sizin, zaman sizin. Haydi başlayalım!
Pomodora tekniği nedir?
Eğer başınızı kaşıyacak vaktiniz olmayacak kadar yoğun bir çalışma hayatınız varsa bu tekniği mutlaka deneyin. 1990’lı yıllarında başında bulundu pomodora tekniği. Mucidi Francesco Cirillo. Pomodora adının yazarın o dönem tükettiği domatesten geldiği söylenir. Şehir efsanesi olup olmadığı tartışmaya açık olsa da bu eğlenceli bilgiyi de vermiş olalım. Gelelim pomodora tekniği kullanımına. Bunun için bir zamanlayıcıya ihtiyacınız var. Zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlıyorsunuz ve ardından çalışmaya başlıyorsunuz. 25 dakika bittikten sonra 5 dakikalık bir mola bekliyor sizi. Henüz yorulmadım, şu işi de halledip öyle ara vereyim yok her şey 25 dakikaya bağlı. 25 dakika aralıksız çalışıp 5 dakika dinlendikten sonra ilk pomodora’yı tamamlamış oluyorsunuz. Buna 1 Pomodora adı veriliyor. Sonra işinizin durumuna göre Pomodora sayısını tekrarlıyorsunuz. 4. Pomodora’ya geldiğinizde bir nevi çinko yapmış oluyorsunuz yani önemli bir seti tamamlamış oluyorsunuz. Bu sefer zihin yorgunluğunuzun giderilmesi ve konsantrasyon kaybı yaşanmaması için verilen aralar daha uzun oluyor. 4 Pomodora’yı tamamladıktan sonra 20 dakika ara vermeniz gerekiyor ki zihin kendini toparlasın. Basit ve etkili bir yöntem gibi duruyor ne dersiniz?
Eisenhower matrisi nedir?
Biraz daha detaya iniyoruz şimdi. David Eisenhower tarafından geliştirilen bir matris olarak çıkıyor karşımıza. Burada zamanlayıcı ya da mola gibi bir prensip yok, temel; işleri öncelik sırasına göre ayırmakla atılıyor. İşleri birkaç bölüme ayırıyorsunuz; acil, acil değil, önemli, önemli değil. Acil ve önemli işlerin altına ertelenmesi imkânsız işleri yazıyorsunuz. Acil değil ve önemli işlerin altına bir planlama yazıyorsunuz. Evet, iş acil değil ancak önemli bu durumda doğru bir planlama yapmalısınız. İşte bu kısma o işle ilgili deadline (teslim süresi) giriyorsunuz. Bir sonraki bölüme geldik. Acil ama önemsiz. Bu noktada elinizi oyalayan ancak acil olan bir işi başka birine devredebilirsiniz. Eğer ekip çalışması yapıyorsanız bu işi eli müsait olan bir ekip arkadaşınıza devredebilirsiniz. Bunlar basit işlerdir mesela edilmesi gereken telefonlar ya da e-posta’lar gibi… Son olarak acil olmadığı gibi önemli de olmayan işlere geldik. Bu işleri yaparsanız aklınızdan çıkacak ancak yapmazsanız da bir şey kaybetmeyeceksiniz. İsterseniz bu işleri daha az yoğunluğunuzun olduğu bir günde aradan çıkarabilirsiniz. Zaten önem arz etmediği için kitlenme derecesinde bir yoğun konsantrasyona da ihtiyaç olmayacaktı muhtemelen.
Kanban tekniği nedir?
Geldik bir başka tekniğe. Kanban tekniğinin geçmişi bir hayli eskiye dayanıyor. 1939-1940’lı yıllarda bir mühendis tarafından geliştirilen teknik. Kanban tekniğinin amacı, fabrikadaki iş akışını daha kolay bir hale getirmekmiş ki mühendis de tam bu noktadan hareket almış. Kanban tekniğinde 3 aşama karşımıza çıkıyor. İlk aşamada yapılacaklar “görselleştiriliyor”. Bu şu demek; bir kâğıt üzerine “yapılacaklar listesi” yazılıyor ve için doldurulmaya başlanıyor. İkinci aşamada “yapılıyor olanlar” başlıklı bir sekme açıyoruz ve buraya yapmaya başladığımız işleri dolduruyoruz. Tekniğe göre burayı kalabalıklaştırmak doğru değil çünkü fazla göz yorabilir eğer iş çoksa. Son aşamada ise “bitenler” yer alıyor. Yukarıdaki sekmelerde yer alan yapılacaklar ve yapılıyor olanlar arasında finalize olan işlerin hepsi bitenler sekmesine geçiyor. Bu sekmenin amacı bir anlamda moral depolamak. Yapılacak işler ne kadar yoğun olsa da bitirilen işlerin verdiği moral insana daha çok çalışma şevki veriyor.
Çalışma stilinize en uygun olan tekniği, kendi yöntemleriniz ile harmanlayarak ortaya şahane bir çalışma disiplini çıkarabilirsiniz. Ofise geri dönüş zor gibi dursa da prensipli çalışma ile üstesinden gelinmeyecek iş yoktur. Özetle; işin sırrı zaman yönetiminde!
