İş verenler, işe yeni başlayan her elemanından birkaç belge teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketin çalışma alanına göre değişiklik gösterir. Bazı şirketler için sağlık raporu yeterliyken bazıları için akciğer filmi gibi detaylı tetkikler gerekebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir. Çalışan ile ilgili özel bilgilerin yer aldığı dosyaya “personel özlük dosyası” adı verilir.
4857 sayılı iş kanununa göre iş veren, özlük dosyasındaki bilgileri kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamakla yükümlüdür. Ayrıca ilgili devlet makamları tarafından talep edilmesi durumunda hukuka uygun olarak çalışanın bilgilerini açıklamak da yükümlülükleri arasındadır.
Özlük dosyası evrakları nelerdir?
Personel özlük dosyaları sadece işe girişte istenen belgelerden ibaret olmaz. Aynı zamanda personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinleri, raporları, resmi evrakları, ihtarları ya da disiplin cezalarını da kapsar. Personel hakkında her yeni güncelleme, özlük dosyasına işlenir. Yazımızın başında da dediğimiz gibi her şirketin işleyiş prosedürü farklı olsa da aşağıdaki belgeler genel olarak ortak olabilen belgelerdir.
Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar;
- SGK işe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Adli sicil kaydı
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- İkametgâh belgesi
- Nüfus kayıt örneği
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Kan grubu
- İş sözleşmesi
İşin niteliğine göre daha farklı evraklar da özlük dosyasının içinde yer alabilir. Örneğin öğretmen özlük dosyası, işçi özlük dosyası gibi dosyalarda daha ek olarak farklı evraklar da istenebilir. Bunlardan birkaçını şu şekilde sıralayabiliriz;
- Şoförlük yapacak işçi için ehliyet fotokopisi
- Eğer vardiyalı bir iş yapacaksa haftalık çalışma saatlerini gösteren bir çizelge
- Teslim edilen araç ve gereçlerin zimmet belgeleri
- Yapılan işe bağlı olarak düzenli muayene raporları
Personel özlük dosyasında bulunması gereken evrakların yalnızca işe giriş sırasında değil işten ayrılma durumunda da düzenlenmesi gerekir. İşten çıkarken özlük dosyasına aşağıdaki evraklar eklenebilir;
- İstifa dilekçesi
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
- Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
- İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
- SGK işten ayrılışı bildirgesi
- İhbarname ve ibraname
- Çalışma belgesi
- Fesih bildirimi
Personel özlük dosyası bulundurmak zorunlu mudur?
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesi uyarınca özlük dosyası bulundurmak bir zorunluluktur. Bu maddeye göre işletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler. Tüm bilgilerin ve evrakların bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. Gerektiğinde yetkili kişilerce incelenmesi durumunda, gösterilmesi zorunlu dosyalardandır. İşletmenin personel özlük dosyası bulundurmaması durumunda cezai yaptırımlar uygulanır. İşçi özlük dosyalarını düzenlememenin cezası 2020 itibari ile 2.810.76 TL’dir.
İşe devam eden personeller için özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler
İşe devam eden personeller için de özlük dosyalarında her yıl revize yapılması gerekir; ek dosyaların eklenmesi ve bu işlemin çalışılan süre boyunca her yıl düzenli olarak yapılması gereklidir. İşe devam eden personel için eklenmesi gereken belgeler aşağıdaki gibidir;
- Yıllık bazda ücretsiz izin belgeleri
- Doğum izni varsa çalışamaz raporu ya da emzirme gibi izinleri içeren belgeler
- Olay tespit formlar, varsa personele verilen uyarıları kapsayan tutanaklar ya da belgeler
- İstirahat ve iş görmezlik raporları
- İmzalı ücret bordroları
- Maaş zammı ya da unvan değişikliği gibi konularda bu değişiklikleri içeren yazılar
- Varsa iş kazası tutanağı
- Personel, işletmenin başla bir şubesinde görev almaya başlayacak ise rızasının olduğuna dair belge
